직장인에게 업무가 많다는 것은 특별한 일이 아니다. 문제는 일이 많을 때 무엇부터 해야 할지 모를 때 발생한다. 업무 우선순위를 제대로 정하지 못하면 하루 종일 바쁘게 움직였음에도 불구하고 정작 중요한 일은 손도 대지 못한 채 하루를 마치게 된다. 업무 생산성을 높이고 싶다면, 가장 먼저 점검해야 할 것은 업무 우선순위 설정 방식이다.
왜 업무 우선순위가 중요한가?
업무 우선순위는 단순한 일정 관리 문제가 아니다. 어떤 일을 먼저 처리하느냐는 자신의 시간과 에너지를 어디에 쓰느냐를 결정하는 선택이다. 우선순위가 명확하지 않으면 항상 급한 일에 끌려다니게 되고, 중요하지만 긴급하지 않은 일은 계속 미뤄진다.
이런 상태가 반복되면 업무 효율은 떨어지고, 일에 대한 만족감도 점점 줄어들게 된다.
많은 직장인이 우선순위 설정에 실패하는 이유
우선순위를 정하지 못하는 이유는 의외로 단순하다. 모든 일이 다 중요해 보이기 때문이다. 특히 여러 사람과 함께 일하는 조직에서는 요청받은 일을 거절하기 어렵고, 결국 모든 일을 동시에 처리하려다 집중력이 분산되는 경우가 많다.
하지만 현실적으로 모든 일을 동시에 잘하는 것은 불가능하다. 우선순위 설정은 포기할 일을 정하는 과정이기도 하다.
기준 1: 긴급한 일과 중요한 일을 구분하기
업무 우선순위를 정할 때 가장 기본이 되는 기준은 긴급한 일과 중요한 일을 구분하는 것이다. 긴급한 일은 당장 처리하지 않으면 문제가 되는 일이고, 중요한 일은 장기적으로 성과에 영향을 미치는 일이다.
문제는 긴급한 일이 항상 중요한 것은 아니라는 점이다. 메신저로 들어오는 즉각적인 요청이나 당장 답변을 요구하는 업무는 긴급해 보이지만, 반드시 중요한 일은 아닐 수 있다.
반대로 중요한 업무는 마감이 아직 남아 있다는 이유로 뒤로 밀리기 쉽다. 업무 우선순위를 정할 때는 이 두 가지를 의식적으로 분리해서 바라볼 필요가 있다.
기준 2: 오늘 하지 않으면 문제가 되는 일부터 처리하기
우선순위를 정할 때 도움이 되는 또 하나의 기준은 “오늘 하지 않으면 어떤 문제가 생길까?”라는 질문이다. 이 질문에 명확한 문제가 떠오르는 업무는 우선적으로 처리할 필요가 있다.
예를 들어, 오늘 처리하지 않으면 다른 팀의 일정이 지연되거나, 내일 더 큰 부담으로 돌아오는 업무라면 우선순위가 높아질 수밖에 없다.
반대로 하루 이틀 미뤄도 큰 영향이 없는 일이라면 지금 당장 처리하지 않아도 된다. 이렇게 기준을 세우면 업무 목록이 훨씬 단순해진다.
기준 3: 에너지가 필요한 업무와 그렇지 않은 업무 나누기
모든 업무가 같은 수준의 집중력을 요구하지는 않는다. 깊은 사고가 필요한 업무가 있는 반면, 상대적으로 부담이 적은 업무도 있다. 업무 우선순위를 정할 때는 에너지가 많이 필요한 일과 그렇지 않은 일을 구분하는 것이 도움이 된다.
집중력이 높은 시간대에는 보고서 작성, 기획 업무처럼 에너지가 많이 필요한 일을 배치하고, 집중력이 떨어지는 시간대에는 단순 정리나 확인 업무를 처리하는 식이다.
이렇게 업무의 성격에 따라 우선순위를 나누면 같은 시간을 쓰더라도 결과물의 질이 달라진다.
우선순위를 정할 때 피해야 할 실수
업무 우선순위를 정하면서 자주 발생하는 실수는 계획을 지나치게 많이 세우는 것이다. 해야 할 일을 모두 적어놓고 그대로 실천하려다 보면 오히려 부담감만 커진다.
하루에 처리할 수 있는 업무의 양은 생각보다 많지 않다. 현실적인 범위 내에서 우선순위를 정하는 것이 중요하다.
업무 우선순위는 매일 다시 정해야 한다
업무 우선순위는 한 번 정해두고 계속 유지할 수 있는 것이 아니다. 업무 환경과 상황은 매일 조금씩 변한다.
그래서 출근 후 짧은 시간을 활용해 그날의 우선순위를 다시 점검하는 습관이 필요하다. 이 간단한 과정만으로도 업무에 끌려다니는 느낌은 크게 줄어든다.
마무리: 우선순위가 명확하면 일이 쉬워진다
업무 우선순위를 잘 정하면 해야 할 일이 사라지는 것은 아니지만, 일을 대하는 태도는 분명히 달라진다. 무엇부터 해야 할지 알고 있다는 사실만으로도 업무에 대한 부담은 줄어든다.
오늘부터는 일을 시작하기 전, 세 가지 기준을 떠올려보자. 작은 습관의 변화가 업무 생산성 전체를 바꾸는 출발점이 될 수 있다.